स्कैन किए गए कोर्ट दस्तावेज़ों को टेक्स्ट-खोज योग्य बनाएँ
इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलिंग स्वीकार करने वाली कई अदालतें – जिनमें अमेरिका की कई फ़ेडरल डिस्ट्रिक्ट और दिवालियापन अदालतें शामिल हैं – दस्तावेज़ों को टेक्स्ट-खोज योग्य PDF के रूप में दाखिल करने की माँग करती हैं, और स्कैन किए गए एग्ज़िबिट फ़ाइलिंग अस्वीकार होने का एक आम कारण हैं। OCR पेज पर दिखने वाली सामग्री बदले बिना स्कैन में खोज योग्य टेक्स्ट लेयर जोड़ता है। सटीक आवश्यकताओं के लिए हमेशा अपनी अदालत के स्थानीय नियम जाँचें।
ई-फ़ाइलिंग के लिए स्कैन किया गया दस्तावेज़ कैसे तैयार करें
- कॉपी पर काम करें मूल स्कैन रखें और एग्ज़िबिट या प्लीडिंग की कॉपी पर OCR चलाएँ।
- OCR चलाएँ फ़ाइल को OCR PDF में अपलोड करें और दस्तावेज़ की भाषा चुनें।
- ज़रूरत हो तो PDF/A चुनें "आर्काइविंग के लिए PDF/A" पर तभी टिक करें जब आपकी अदालत या फ़र्म PDF/A माँगे; अन्यथा इसे बंद रहने दें।
- फ़ाइल करने से पहले जाँचें अपलोड करने से पहले नई फ़ाइल में Ctrl+F से कोई नाम या केस नंबर खोजें।
फ़ाइल करने से पहले क्या जाँचें
टेक्स्ट-खोज योग्य, केवल स्कैन नहीं
स्कैन पेज की एक तस्वीर है। टेक्स्ट-खोज योग्य PDF में वही तस्वीर और साथ में पहचाना गया टेक्स्ट होता है – ज़्यादातर ई-फ़ाइलिंग नियमों का यही मतलब है।
आकार की सीमाएँ फिर भी लागू हैं
अदालतें अक्सर हर अपलोड का आकार सीमित करती हैं। OCR बहुत कम जोड़ता है, लेकिन लंबे स्कैन के लिए फिर भी पीडीएफ कंप्रेस करें या स्प्लिट पीडीएफ से विभाजन की ज़रूरत पड़ सकती है।
पेज सीधे और क्रम में
टेढ़े या उल्टे पेज OCR के दौरान सीधे किए जा सकते हैं। पेजों का क्रम बदलने के लिए PDF व्यवस्थित करें का उपयोग करें।
पहले रिडैक्ट करें, फिर OCR
OCR हर शब्द को खोजने योग्य बना देता है – खाता नंबर और जन्मतिथि भी। पहले PDF में जानकारी छिपाएँ से इन्हें काला करें: यह चिह्नित पेजों को इमेज के रूप में सेव करता है, इसलिए उन्हें फिर से खोज योग्य बनाने के लिए बाद में OCR चलाएँ।
गोपनीय फ़ाइलें
फ़ाइलें एन्क्रिप्टेड कनेक्शन से अपलोड होती हैं और नतीजा मिलते ही हटा दी जाती हैं, ज़्यादा से ज़्यादा एक घंटे बाद। अगर आपके नियम क्लाइंट दस्तावेज़ों के लिए तीसरे पक्ष की सेवाओं की अनुमति नहीं देते, तो इसके बजाय डेस्कटॉप सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें।
इमेज ही रिकॉर्ड रहती है
पहचाना गया टेक्स्ट खोज के लिए है। पेज की इमेज ही एग्ज़िबिट की आधिकारिक सामग्री रहती है।
जानने योग्य बातें
- OCR बुकमार्क, हाइपरलिंक या डिजिटल हस्ताक्षर नहीं जोड़ता, जिन्हें कुछ अदालतें भी माँगती हैं। इन्हें बाद में अपने PDF सॉफ़्टवेयर में जोड़ें – और हस्ताक्षर सबसे आख़िर में करें, क्योंकि हस्ताक्षरित PDF बदलने से हस्ताक्षर अमान्य हो जाता है।
- अगर कोई फ़ाइलिंग सिस्टम PDF को टेक्स्ट-खोज योग्य न होने के कारण अस्वीकार करता है, तो जाँचें कि हर पेज पर टेक्स्ट है: ख़ाली, हाथ से लिखे या बहुत ख़राब पेजों से शायद कोई टेक्स्ट न मिले।
कोर्ट फ़ाइलिंग के लिए टेक्स्ट-खोज योग्य PDF – FAQ
कौन-सी अदालतें टेक्स्ट-खोज योग्य PDF माँगती हैं?
आवश्यकताएँ हर अदालत में अलग होती हैं। CM/ECF इस्तेमाल करने वाली कई अमेरिकी फ़ेडरल अदालतें और बढ़ती संख्या में अन्य ई-फ़ाइलिंग सिस्टम टेक्स्ट-खोज योग्य PDF माँगते हैं; अदालत के स्थानीय नियम या ई-फ़ाइलिंग मैनुअल बताते हैं कि ठीक-ठीक क्या ज़रूरी है।
क्या OCR एग्ज़िबिट को बदलता है?
नहीं। पेजों की इमेज बिल्कुल वैसी ही रहती हैं; केवल एक अदृश्य टेक्स्ट लेयर जोड़ी जाती है।
क्या मैं डिजिटल हस्ताक्षर वाली PDF पर OCR चला सकता हूँ?
डिजिटल हस्ताक्षर वाली PDF प्रोसेस नहीं की जाती, क्योंकि टेक्स्ट जोड़ने से हस्ताक्षर अमान्य हो जाएगा। पहले OCR चलाएँ, फिर हस्ताक्षर करें।
अगर अदालत PDF/A माँगे तो?
"आर्काइविंग के लिए PDF/A" पर टिक करें। अगर कोई फ़ाइल बदली नहीं जा सकती, तो भी आपको एक सामान्य खोज योग्य PDF और इसकी सूचना देने वाला नोट मिलता है।
क्या मेरे दस्तावेज़ संग्रहीत किए जाते हैं?
नहीं। नतीजा डाउनलोड करते ही वे हटा दिए जाते हैं, और ज़्यादा से ज़्यादा एक घंटे बाद।
अपनी फ़ाइलिंग को टेक्स्ट-खोज योग्य बनाएँ
OCR PDF से स्कैन किए गए एग्ज़िबिट और प्लीडिंग में खोज योग्य टेक्स्ट लेयर जोड़ें।
एग्ज़िबिट खोज योग्य बनाएँ