Creare file PDF/A ricercabili per l'archiviazione a lungo termine
Digitalizzare i documenti cartacei conviene solo se poi si riesce a ritrovarli. L'OCR aggiunge un livello di testo ricercabile a ogni pagina scansionata e l'opzione «PDF/A per l’archiviazione» salva il risultato come PDF/A-2b – lo standard ISO per l'archiviazione a lungo termine, che incorpora i font ed esclude le funzioni che in futuro potrebbero non aprirsi correttamente.
Come creare un PDF/A ricercabile
- Caricare la scansione Aprire OCR PDF e scegliere il PDF scansionato o le foto delle pagine.
- Impostare lingue e PDF/A Aggiungere le lingue del documento e spuntare «PDF/A per l’archiviazione».
- Raddrizzare le scansioni pure Per i file composti solo da scansioni, scegliere la modalità «Solo pagine senza alcun testo» per usare «Raddrizza le scansioni inclinate».
- Controllare e archiviare Scaricare il file e controllarlo con il proprio software di archiviazione o con un validatore PDF/A come veraPDF prima di archiviarlo.
Archiviare le scansioni nel modo giusto
Cosa significa PDF/A-2b
In futuro il file avrà lo stesso aspetto su qualsiasi sistema: font e colori sono incorporati e i contenuti dinamici come JavaScript non sono consentiti.
Cercare in tutto l'archivio
Con un livello di testo, i sistemi di gestione documentale, SharePoint, i cloud drive e la ricerca del computer possono trovare i documenti in base alle parole che contengono.
Prima di tutto scansioni leggibili
Le scansioni scure, sbiadite o grigie vengono riconosciute male. Migliorarle con Migliora PDF prima dell'OCR.
Comprimere prima, non dopo
Modificare un file PDF/A in seguito può comprometterne la conformità. Se servono file più piccoli, comprimere prima la scansione ed eseguire l'OCR come ultimo passaggio.
Un documento alla volta
OCR PDF elabora un file per volta. Per grandi archivi cartacei, un software desktop o server con elaborazione in batch è più veloce.
Pagine dritte
Il raddrizzamento delle pagine girate di lato o capovolte è attivo per impostazione predefinita, così il file archiviato si legge correttamente.
Funziona con ogni servizio
Il testo fa parte del PDF, quindi non dipende da un fornitore, da un piano o da un limite di dimensioni del file per il riconoscimento automatico.
L'indicizzazione richiede tempo
I servizi cloud indicizzano i nuovi file in background; un file appena caricato può impiegare un po' di tempo a comparire nei risultati di ricerca.
Buono a sapersi
- Il PDF/A conserva l'aspetto della pagina per il futuro; non rende perfetto il testo OCR. Dove conta la formulazione esatta, il riferimento è l'immagine della pagina.
- Se un file non può essere convertito in PDF/A, si riceve comunque un PDF ricercabile e il risultato segnala che la conversione non è riuscita.
PDF/A ricercabile – Domande frequenti
Che cos'è il PDF/A?
Uno standard ISO (ISO 19005) per l'archiviazione a lungo termine. OCR PDF crea PDF/A-2b, il livello che garantisce l'aspetto visivo.
Chi richiede il PDF/A?
Molti archivi pubblici, enti pubblici e alcuni tribunali chiedono il PDF/A per la presentazione o la conservazione dei documenti. Verificare le regole applicabili al proprio caso.
Posso convertire in PDF/A anche un PDF con testo digitale?
Sì. In modalità «Automatica» il testo reale resta com'è, quindi anche i documenti misti possono essere salvati come PDF/A.
Quali lingue sono supportate?
Lingue disponibili: العربية, বাংলা, Български, Čeština, 简体中文, 繁體中文, Deutsch, Ελληνικά, English, فارسی, Français, עברית, हिन्दी, Magyar, Bahasa Indonesia, Italiano, 日本語, 한국어, Bahasa Melayu, Nederlands, Polski, Português, Română, Русский, Español, Svenska, ไทย, Türkçe, Українська, اردو, Tiếng Việt. Sceglierne fino a quattro per documento.
I miei documenti vengono conservati sul vostro server?
No. I file vengono eliminati non appena si ottiene il risultato, al più tardi dopo un'ora.
Archiviare le scansioni come PDF/A ricercabile
Riconoscere il testo e salvare il risultato come PDF/A-2b in un solo passaggio con OCR PDF.
Creare PDF/A ricercabile