Rendere ricercabili i documenti giudiziari scansionati
Molti tribunali che accettano il deposito telematico – tra cui diversi tribunali distrettuali federali e fallimentari degli Stati Uniti – richiedono che i documenti siano depositati come PDF con testo ricercabile, e gli allegati scansionati sono una causa frequente di rifiuto del deposito. L'OCR aggiunge alla scansione un livello di testo ricercabile senza cambiare ciò che mostra la pagina. Verificare sempre le norme locali del proprio tribunale per i requisiti esatti.
Come preparare un documento scansionato per il deposito telematico
- Lavorare su una copia Conservare la scansione originale ed eseguire l'OCR su una copia dell'allegato o dell'atto.
- Eseguire l'OCR Caricare il file in OCR PDF e scegliere la lingua del documento.
- Scegliere PDF/A se richiesto Spuntare «PDF/A per l’archiviazione» solo se il tribunale o lo studio richiede il PDF/A; altrimenti lasciarlo disattivato.
- Verificare prima del deposito Cercare un nome o il numero di ruolo con Ctrl+F nel nuovo file prima di caricarlo.
Cosa controllare prima del deposito
Ricercabile, non solo scansionato
Una scansione è un'immagine della pagina. Un PDF ricercabile contiene la stessa immagine più il testo riconosciuto, ed è questo che intende la maggior parte delle regole sul deposito telematico.
I limiti di dimensione valgono comunque
I tribunali spesso limitano la dimensione di ogni caricamento. L'OCR aggiunge pochissimo, ma una scansione lunga può comunque richiedere Comprimi PDF o la divisione con Dividi PDF.
Pagine dritte e in ordine
Le pagine girate di lato o capovolte possono essere raddrizzate durante l'OCR. Per cambiare l'ordine delle pagine, usare Organizza PDF.
Prima oscurare, poi l'OCR
L'OCR rende rintracciabile ogni parola – compresi numeri di conto e date di nascita. Oscurarli prima con Oscura PDF: lo strumento salva le pagine contrassegnate come immagini, quindi eseguire l'OCR in seguito per renderle di nuovo ricercabili.
File riservati
I file vengono caricati tramite una connessione cifrata ed eliminati non appena si ottiene il risultato, al più tardi dopo un'ora. Se le proprie regole vietano servizi di terzi per i documenti dei clienti, usare invece un software desktop.
L'immagine resta il documento di riferimento
Il testo riconosciuto serve per la ricerca. L'immagine della pagina resta il contenuto autentico dell'allegato.
Buono a sapersi
- L'OCR non aggiunge segnalibri, collegamenti ipertestuali o firme digitali, che alcuni tribunali richiedono. Aggiungerli in seguito con il proprio software PDF – e firmare per ultimo, perché modificare un PDF firmato invalida la firma.
- Se un sistema di deposito rifiuta un PDF come non ricercabile, verificare che ogni pagina contenga testo: pagine vuote, scritte a mano o di pessima qualità possono non produrne.
PDF ricercabili per il deposito in tribunale – FAQ
Quali tribunali richiedono PDF ricercabili?
I requisiti variano da tribunale a tribunale. Molti tribunali federali statunitensi che usano CM/ECF e un numero crescente di altri sistemi di deposito telematico chiedono PDF ricercabili; le norme locali del tribunale o il manuale del deposito telematico indicano esattamente cosa è richiesto.
L'OCR modifica l'allegato?
No. Le immagini delle pagine restano esattamente com'erano; viene aggiunto solo un livello di testo invisibile.
Posso eseguire l'OCR su un PDF con firma digitale?
Un PDF con firma digitale non viene elaborato, perché aggiungere testo invaliderebbe la firma. Eseguire prima l'OCR, poi firmare.
E se il tribunale chiede il PDF/A?
Spuntare «PDF/A per l’archiviazione». Se un file non può essere convertito, si ottiene comunque un normale PDF ricercabile e un avviso che lo segnala.
I miei documenti vengono conservati?
No. Vengono eliminati non appena si è scaricato il risultato, al più tardi dopo un'ora.
Rendere ricercabile il proprio deposito
Aggiungere un livello di testo ricercabile ad allegati e atti scansionati con OCR PDF.
Rendere ricercabili gli allegati