Crie arquivos PDF/A pesquisáveis para arquivamento de longo prazo
Digitalizar documentos em papel só compensa se você conseguir encontrá-los de novo. O OCR adiciona uma camada de texto pesquisável a cada página digitalizada, e a opção “PDF/A para arquivamento” salva o resultado como PDF/A-2b – o padrão ISO para arquivamento de longo prazo, que incorpora as fontes e deixa de fora recursos que talvez não abram corretamente no futuro.
Como criar um PDF/A pesquisável
- Envie a digitalização Abra o OCR PDF e escolha o PDF digitalizado ou fotos das páginas.
- Defina idiomas e PDF/A Adicione os idiomas do documento e marque “PDF/A para arquivamento”.
- Endireite digitalizações puras Para arquivos que são só digitalizações, escolha o modo “Só páginas sem nenhum texto” para usar “Endireitar digitalizações tortas”.
- Confira e arquive Baixe o arquivo e confira-o com seu software de arquivamento ou com um validador de PDF/A, como o veraPDF, antes de arquivá-lo.
Como arquivar digitalizações do jeito certo
O que significa PDF/A-2b
O arquivo terá a mesma aparência em qualquer sistema no futuro: fontes e cores são incorporadas, e conteúdo dinâmico como JavaScript não é permitido.
Pesquise todo o acervo
Com uma camada de texto, sistemas de gestão de documentos, o SharePoint, serviços de armazenamento em nuvem e a busca do computador conseguem encontrar registros pelas palavras que eles contêm.
Primeiro, digitalizações legíveis
Digitalizações escuras, desbotadas ou acinzentadas são mal reconhecidas. Melhore-as com o Aprimorar PDF antes do OCR.
Comprima antes, não depois
Alterar um arquivo PDF/A depois pode quebrar a conformidade. Se precisar de arquivos menores, comprima a digitalização primeiro e execute o OCR como última etapa.
Um documento por vez
O OCR PDF processa um arquivo por vez. Para grandes acervos em papel, um software de computador ou de servidor com processamento em lote é mais rápido.
Páginas na posição certa
Desvirar páginas de lado ou de cabeça para baixo vem ativado por padrão, para que o documento arquivado seja lido corretamente.
Funciona com qualquer serviço
O texto faz parte do PDF, então não depende de um provedor, de um plano ou de um limite de tamanho de arquivo para o reconhecimento automático.
A indexação leva tempo
Os serviços de nuvem indexam arquivos novos em segundo plano; um arquivo recém-enviado pode demorar um pouco para aparecer nos resultados de busca.
Bom saber
- O PDF/A preserva a aparência da página para o futuro; ele não deixa o texto do OCR perfeito. Quando a redação exata importa, a referência é a imagem da página.
- Se um arquivo não puder ser convertido em PDF/A, você recebe mesmo assim um PDF pesquisável, e o resultado avisa que a conversão não deu certo.
PDF/A pesquisável – Perguntas frequentes
O que é PDF/A?
Um padrão ISO (ISO 19005) para arquivamento de longo prazo. O OCR PDF cria PDF/A-2b, o nível que garante a aparência visual.
Quem exige PDF/A?
Muitos arquivos públicos, órgãos do governo e alguns tribunais pedem PDF/A quando documentos são enviados ou arquivados. Verifique as regras que se aplicam a você.
Também posso converter um PDF com texto digital em PDF/A?
Sim. No modo “Automático” o texto real fica como está, então documentos mistos também podem ser salvos como PDF/A.
Quais idiomas são compatíveis?
Idiomas disponíveis: العربية, বাংলা, Български, Čeština, 简体中文, 繁體中文, Deutsch, Ελληνικά, English, فارسی, Français, עברית, हिन्दी, Magyar, Bahasa Indonesia, Italiano, 日本語, 한국어, Bahasa Melayu, Nederlands, Polski, Português, Română, Русский, Español, Svenska, ไทย, Türkçe, Українська, اردو, Tiếng Việt. Escolha até quatro por documento.
Meus registros ficam armazenados no seu servidor?
Não. Os arquivos são excluídos assim que você recebe o resultado, no máximo após uma hora.
Arquive suas digitalizações como PDF/A pesquisável
Reconheça o texto e salve o resultado como PDF/A-2b em uma única etapa com o OCR PDF.
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