Создавайте PDF/A с текстовым слоем для долгосрочного архивирования
Оцифровка бумажных документов окупается, только если их потом можно найти. OCR добавляет текстовый слой с возможностью поиска на каждую отсканированную страницу, а опция «PDF/A для архивирования» сохраняет результат в формате PDF/A-2b – стандарте ISO для долгосрочного архивирования, который встраивает шрифты и исключает функции, которые в будущем могут открываться некорректно.
Как создать PDF/A с текстовым слоем
- Загрузите скан Откройте OCR PDF и выберите отсканированный PDF или фотографии страниц.
- Задайте языки и PDF/A Добавьте языки документа и отметьте «PDF/A для архивирования».
- Выровняйте чистые сканы Для файлов, состоящих только из сканов, выберите режим «Только страницы совсем без текста», чтобы использовать «Выровнять перекошенные сканы».
- Проверьте и сохраните Скачайте файл и перед помещением в архив проверьте его в своей архивной программе или валидатором PDF/A, например veraPDF.
Как правильно архивировать сканы
Что означает PDF/A-2b
Файл и в будущем будет выглядеть одинаково в любой системе: шрифты и цвета встроены, а динамическое содержимое, например JavaScript, не допускается.
Поиск по всему архиву
Благодаря текстовому слою системы электронного документооборота, SharePoint, облачные хранилища и поиск на компьютере находят документы по словам внутри них.
Сначала читаемые сканы
Тёмные, выцветшие или серые сканы распознаются плохо. Улучшите их с помощью Улучшить PDF перед OCR.
Сжимайте до, а не после
Изменение файла PDF/A после создания может нарушить его соответствие стандарту. Если нужны файлы меньшего размера, сначала сожмите скан, а OCR выполняйте последним шагом.
Один документ за раз
OCR PDF обрабатывает один файл за запуск. Для больших бумажных архивов быстрее настольные или серверные программы с пакетной обработкой.
Страницы в правильном положении
Поворот страниц, лежащих набок или вверх ногами, включён по умолчанию, поэтому архивный файл читается правильно.
Работает с любым сервисом
Текст – часть PDF, поэтому он не зависит от провайдера, тарифа или ограничения размера файла для автоматического распознавания.
Индексация требует времени
Облачные сервисы индексируют новые файлы в фоновом режиме; новый файл может появиться в результатах поиска не сразу.
Полезно знать
- PDF/A сохраняет внешний вид страницы на будущее, но не делает текст OCR безупречным. Там, где важна точная формулировка, эталоном служит изображение страницы.
- Если файл не удаётся преобразовать в PDF/A, вы всё равно получите PDF с текстовым слоем, а в результате будет указано, что преобразование не удалось.
PDF/A с текстовым слоем – часто задаваемые вопросы
Что такое PDF/A?
Стандарт ISO (ISO 19005) для долгосрочного архивирования. OCR PDF создаёт PDF/A-2b – уровень, гарантирующий визуальное отображение.
Кто требует PDF/A?
Многие государственные архивы, органы власти и некоторые суды требуют PDF/A при подаче или хранении документов. Проверьте правила, которые применяются к вам.
Можно ли преобразовать в PDF/A и PDF с цифровым текстом?
Да. В режиме «Автоматически» настоящий текст остаётся без изменений, поэтому смешанные документы тоже можно сохранить в PDF/A.
Какие языки поддерживаются?
Доступные языки: العربية, বাংলা, Български, Čeština, 简体中文, 繁體中文, Deutsch, Ελληνικά, English, فارسی, Français, עברית, हिन्दी, Magyar, Bahasa Indonesia, Italiano, 日本語, 한국어, Bahasa Melayu, Nederlands, Polski, Português, Română, Русский, Español, Svenska, ไทย, Türkçe, Українська, اردو, Tiếng Việt. Выберите до четырёх для одного документа.
Хранятся ли мои документы на вашем сервере?
Нет. Файлы удаляются, как только вы получили результат, – не позднее чем через час.
Архивируйте сканы как PDF/A с текстовым слоем
Распознайте текст и сохраните результат в PDF/A-2b за один шаг с OCR PDF.
Создать PDF/A с текстовым слоем