اجعل مستندات المحكمة الممسوحة ضوئيًا قابلة للبحث
تشترط محاكم كثيرة تقبل الإيداع الإلكتروني – ومنها عدد من المحاكم الفيدرالية الجزئية ومحاكم الإفلاس في الولايات المتحدة – إيداع المستندات بصيغة PDF قابلة للبحث، والمرفقات الممسوحة ضوئيًا سبب شائع لرفض الإيداع. تضيف تقنية OCR طبقة نصية قابلة للبحث إلى المسح دون تغيير ما تعرضه الصفحة. تحقق دائمًا من القواعد المحلية لمحكمتك لمعرفة متطلباتها الدقيقة.
كيف تجهّز مستندًا ممسوحًا ضوئيًا للإيداع الإلكتروني
- اعمل على نسخة احتفظ بالمسح الأصلي ونفّذ OCR على نسخة من المرفق أو المذكرة.
- نفّذ OCR ارفع الملف إلى أداة OCR لملفات PDF واختر لغة المستند.
- اختر PDF/A عند الاشتراط فعّل «PDF/A للأرشفة» فقط إذا طلبت محكمتك أو مكتبك صيغة PDF/A؛ وإلا فاتركه معطّلًا.
- اختبر قبل الإيداع ابحث عن اسم أو رقم القضية باستخدام Ctrl+F في الملف الجديد قبل رفعه.
ما يجب التحقق منه قبل الإيداع
قابل للبحث، لا ممسوح ضوئيًا فقط
المسح الضوئي صورة للصفحة. أما ملف PDF القابل للبحث فيحتوي على الصورة نفسها مع النص المتعرَّف عليه، وهذا ما تعنيه معظم قواعد الإيداع الإلكتروني.
حدود الحجم لا تزال سارية
كثيرًا ما تحدد المحاكم حجم كل ملف مرفوع. يضيف OCR حجمًا ضئيلًا جدًا، لكن المسح الطويل قد يحتاج مع ذلك إلى ضغط PDF أو التقسيم باستخدام تقسيم ملف PDF.
صفحات معتدلة ومرتبة
يمكن تدوير الصفحات الجانبية أو المقلوبة إلى الاتجاه الصحيح أثناء OCR. ولتغيير ترتيب الصفحات استخدم تنظيم PDF.
التنقيح أولًا، ثم OCR
يجعل OCR كل كلمة قابلة للعثور عليها – بما في ذلك أرقام الحسابات وتواريخ الميلاد. احجبها أولًا باستخدام حجب PDF: فهو يحفظ الصفحات المعلَّمة كصور، لذا نفّذ OCR بعد ذلك لتصبح قابلة للبحث من جديد.
الملفات السرية
تُرفع الملفات عبر اتصال مشفّر وتُحذف فور حصولك على النتيجة، وبعد ساعة واحدة على الأكثر. إذا كانت قواعدك تمنع استخدام خدمات طرف ثالث لمستندات العملاء، فاستخدم برنامجًا مكتبيًا بدلًا من ذلك.
الصورة تظل هي السجل
النص المتعرَّف عليه موجود لأغراض البحث. أما صورة الصفحة فتظل المحتوى المعتمد للمرفق.
معلومات مفيدة
- لا يضيف OCR إشارات مرجعية أو روابط تشعبية أو توقيعات رقمية، وهي أمور تطلبها بعض المحاكم أيضًا. أضفها بعد ذلك في برنامج PDF الخاص بك – ووقّع في النهاية، لأن تعديل ملف PDF موقّع يُبطل التوقيع.
- إذا رفض نظام الإيداع ملف PDF لأنه غير قابل للبحث، فتحقق من أن كل صفحة تحتوي على نص: فالصفحات الفارغة أو المكتوبة بخط اليد أو الرديئة جدًا قد لا ينتج عنها أي نص.
ملفات PDF القابلة للبحث للإيداع في المحاكم – الأسئلة الشائعة
ما المحاكم التي تشترط ملفات PDF قابلة للبحث؟
تختلف المتطلبات من محكمة لأخرى. تطلب محاكم فيدرالية أمريكية كثيرة تستخدم CM/ECF وعدد متزايد من أنظمة الإيداع الإلكتروني الأخرى ملفات PDF قابلة للبحث؛ وتوضح القواعد المحلية للمحكمة أو دليل الإيداع الإلكتروني الخاص بها المطلوب بالضبط.
هل يغيّر OCR المرفق؟
لا. تبقى صور الصفحات كما كانت تمامًا؛ ولا تُضاف إلا طبقة نصية غير مرئية.
هل يمكنني تنفيذ OCR على ملف PDF موقّع رقميًا؟
لا يُعالَج ملف PDF يحمل توقيعًا رقميًا، لأن إضافة نص ستُبطل التوقيع. نفّذ OCR أولًا، ثم وقّع.
ماذا لو طلبت المحكمة صيغة PDF/A؟
فعّل «PDF/A للأرشفة». إذا تعذّر تحويل ملف ما، فستحصل مع ذلك على ملف PDF عادي قابل للبحث وملاحظة تخبرك بذلك.
هل تُحفظ مستنداتي؟
لا. تُحذف فور تنزيلك للنتيجة، وبعد ساعة واحدة على الأكثر.
اجعل مستندات الإيداع قابلة للبحث
أضف طبقة نصية قابلة للبحث إلى المرفقات والمذكرات الممسوحة ضوئيًا باستخدام أداة OCR لملفات PDF.
اجعل المرفقات قابلة للبحث