Vytvářejte prohledávatelné soubory PDF/A pro dlouhodobou archivaci
Digitalizace papírových dokumentů se vyplatí jen tehdy, když je pak znovu najdete. OCR přidá ke každé naskenované stránce prohledávatelnou textovou vrstvu a volba „PDF/A pro archivaci“ uloží výsledek jako PDF/A-2b – normu ISO pro dlouhodobou archivaci, která vkládá písma a vynechává funkce, jež se v budoucnu nemusí otevřít správně.
Jak vytvořit prohledávatelné PDF/A
- Nahrajte sken Otevřete OCR PDF a vyberte naskenované PDF nebo fotky stránek.
- Nastavte jazyky a PDF/A Přidejte jazyky dokumentu a zaškrtněte „PDF/A pro archivaci“.
- Narovnejte čisté skeny U souborů, které obsahují jen skeny, zvolte režim „Jen stránky úplně bez textu“, abyste mohli použít „Narovnat šikmé skeny“.
- Zkontrolujte a uložte Stáhněte soubor; před uložením ho zkontrolujte archivačním softwarem nebo validátorem PDF/A, například veraPDF.
Jak správně archivovat skeny
Co znamená PDF/A-2b
Soubor bude i v budoucnu vypadat stejně na každém systému: písma a barvy jsou vložené a dynamický obsah, jako je JavaScript, není povolen.
Vyhledávejte v celém archivu
Díky textové vrstvě najdou systémy pro správu dokumentů, SharePoint, cloudová úložiště i vyhledávání v počítači dokumenty podle slov v nich.
Nejdřív čitelné skeny
Tmavé, vybledlé nebo šedé skeny se rozpoznávají špatně. Před OCR je vyčistěte pomocí Vylepšit PDF.
Komprimujte předem, ne potom
Pozdější změna souboru PDF/A může narušit jeho shodu se standardem. Pokud potřebujete menší soubory, nejprve zkomprimujte sken a OCR spusťte jako poslední krok.
Jeden dokument po druhém
OCR PDF zpracuje jeden soubor na jedno spuštění. Pro velké papírové archivy je rychlejší desktopový nebo serverový software s dávkovým zpracováním.
Stránky na výšku
Otáčení stránek na boku a vzhůru nohama je ve výchozím stavu zapnuté, takže archivovaný soubor se čte správně.
Funguje s každou službou
Text je součástí PDF, takže nezávisí na poskytovateli, tarifu ani na limitu velikosti souboru pro automatické rozpoznávání.
Indexování chvíli trvá
Cloudové služby indexují nové soubory na pozadí; nově nahraný soubor se může ve výsledcích vyhledávání objevit až po nějaké době.
Dobré vědět
- PDF/A zachovává vzhled stránky pro budoucnost; text z OCR tím ale dokonalý nebude. Kde záleží na přesném znění, je rozhodující obrázek stránky.
- Pokud soubor nelze převést do PDF/A, dostanete i tak prohledávatelné PDF a výsledek vám oznámí, že převod se nezdařil.
Prohledávatelné PDF/A – časté dotazy
Co je PDF/A?
Norma ISO (ISO 19005) pro dlouhodobou archivaci. OCR PDF vytváří PDF/A-2b, úroveň, která zaručuje vizuální vzhled.
Kdo vyžaduje PDF/A?
Mnoho veřejných archivů, úřadů a některé soudy vyžadují PDF/A při podávání nebo ukládání dokumentů. Ověřte si pravidla, která platí pro vás.
Mohu do PDF/A převést i PDF s běžným textem?
Ano. V režimu „Automaticky“ zůstane skutečný text beze změny, takže i smíšené dokumenty lze uložit jako PDF/A.
Které jazyky jsou podporovány?
Dostupné jazyky: العربية, বাংলা, Български, Čeština, 简体中文, 繁體中文, Deutsch, Ελληνικά, English, فارسی, Français, עברית, हिन्दी, Magyar, Bahasa Indonesia, Italiano, 日本語, 한국어, Bahasa Melayu, Nederlands, Polski, Português, Română, Русский, Español, Svenska, ไทย, Türkçe, Українська, اردو, Tiếng Việt. Pro jeden dokument zvolte až čtyři.
Ukládáte moje dokumenty na svém serveru?
Ne. Soubory se mažou, jakmile máte výsledek, nejpozději po jedné hodině.
Archivujte své skeny jako prohledávatelné PDF/A
Rozpoznejte text a uložte výsledek jako PDF/A-2b v jednom kroku pomocí OCR PDF.
Vytvořit prohledávatelné PDF/A