長期アーカイブ用に検索可能なPDF/Aファイルを作成
紙の記録をデジタル化しても、後で見つけられなければ意味がありません。OCRはスキャンした各ページに検索可能なテキストレイヤーを追加し、「アーカイブ用PDF/A」オプションで結果をPDF/A-2bとして保存します。PDF/A-2bは長期アーカイブのためのISO規格で、フォントを埋め込み、将来正しく開けなくなるおそれのある機能を除外します。
検索可能なPDF/Aを作成する方法
- スキャンをアップロードする OCR PDFを開き、スキャンしたPDFまたはページの写真を選択します。
- 言語とPDF/Aを設定する 文書の言語を追加し、「アーカイブ用PDF/A」をオンにします。
- スキャンのみのファイルを補正する スキャンだけのファイルでは、「テキストがまったくないページのみ」モードを選ぶと「傾いたスキャンをまっすぐにする」を使えます。
- 確認して保存する ファイルをダウンロードし、保存する前にアーカイブソフトやveraPDFなどのPDF/A検証ツールで確認します。
スキャンを正しくアーカイブするには
PDF/A-2bとは
将来どのシステムでもファイルの見た目が変わりません。フォントと色が埋め込まれ、JavaScriptなどの動的コンテンツは使用できません。
アーカイブ全体を検索
テキストレイヤーがあれば、文書管理システム、SharePoint、クラウドストレージ、デスクトップ検索で、記録を中の単語から見つけられます。
まず読みやすいスキャンに
暗い、色あせた、グレーのスキャンはうまく認識されません。OCRの前にPDFを強化で見やすくしてください。
圧縮は後ではなく先に
PDF/Aファイルを後から変更すると、規格への準拠が損なわれることがあります。ファイルを小さくしたい場合は、先にスキャンを圧縮し、OCRを最後の手順として実行してください。
1回に1文書
OCR PDFは1回の実行で1ファイルを処理します。大量の紙のアーカイブには、一括処理に対応したデスクトップやサーバー用のソフトのほうが速く処理できます。
ページを正しい向きに
横向きや逆さまのページを正しい向きにする機能は初期設定でオンになっているため、アーカイブしたファイルを正しく読めます。
どのサービスでも使える
テキストはPDFの一部なので、プロバイダー、プラン、自動認識のファイルサイズ上限に左右されません。
インデックスには時間がかかる
クラウドサービスは新しいファイルをバックグラウンドでインデックスします。新しくアップロードしたファイルが検索結果に表示されるまで、しばらくかかることがあります。
知っておきたいこと
- PDF/Aはページの見た目を将来にわたって保ちますが、OCRのテキストを完璧にするわけではありません。正確な文言が重要な場合は、ページの画像を基準にしてください。
- ファイルをPDF/Aに変換できなかった場合でも、検索可能なPDFを受け取れます。また、変換に失敗したことが結果に表示されます。
検索可能なPDF/A – よくある質問
PDF/Aとは何ですか？
長期アーカイブのためのISO規格（ISO 19005）です。OCR PDFは、視覚的な見た目を保証するレベルであるPDF/A-2bを作成します。
PDF/Aを求めているのは誰ですか？
多くの公文書館、行政機関、一部の裁判所が、文書の提出や保存の際にPDF/Aを求めています。ご自身に適用されるルールを確認してください。
入力して作成したPDFもPDF/Aに変換できますか？
はい。「自動」モードでは本来のテキストはそのまま残るため、混在した文書もPDF/Aとして保存できます。
対応言語は？
利用できる言語：العربية, বাংলা, Български, Čeština, 简体中文, 繁體中文, Deutsch, Ελληνικά, English, فارسی, Français, עברית, हिन्दी, Magyar, Bahasa Indonesia, Italiano, 日本語, 한국어, Bahasa Melayu, Nederlands, Polski, Português, Română, Русский, Español, Svenska, ไทย, Türkçe, Українська, اردو, Tiếng Việt。1つの文書につき最大4言語を選択できます。
記録はサーバーに保存されますか？
いいえ。ファイルは結果を受け取った時点で、遅くとも1時間後には削除されます。
スキャンを検索可能なPDF/Aでアーカイブ
OCR PDFで、テキスト認識とPDF/A-2bでの保存を一度に行えます。
検索可能なPDF/Aを作成