Faceți căutabile documentele judiciare scanate
Multe instanțe care acceptă depunerea electronică – inclusiv o serie de instanțe federale districtuale și de faliment din SUA – cer ca documentele să fie depuse ca PDF-uri căutabile, iar probele scanate sunt un motiv frecvent de respingere a depunerii. OCR adaugă scanării un strat de text căutabil fără a schimba ce arată pagina. Verificați întotdeauna regulile locale ale instanței dumneavoastră pentru cerințele exacte.
Cum pregătiți un document scanat pentru depunerea electronică
- Lucrați pe o copie Păstrați scanarea originală și rulați OCR pe o copie a probei sau a actului.
- Rulați OCR Încărcați fișierul în OCR PDF și alegeți limba documentului.
- Alegeți PDF/A dacă se cere Bifați „PDF/A pentru arhivare” doar dacă instanța sau firma dumneavoastră cere PDF/A; altfel lăsați opțiunea dezactivată.
- Testați înainte de depunere Căutați un nume sau numărul dosarului cu Ctrl+F în noul fișier înainte de a-l încărca.
Ce să verificați înainte de depunere
Căutabil, nu doar scanat
O scanare este o imagine a paginii. Un PDF căutabil conține aceeași imagine plus textul recunoscut, și la asta se referă majoritatea regulilor de depunere electronică.
Limitele de dimensiune rămân valabile
Instanțele limitează adesea dimensiunea fiecărei încărcări. OCR adaugă foarte puțin, dar o scanare lungă poate necesita totuși Comprimare PDF sau împărțirea cu Împarte PDF.
Pagini drepte și în ordine
Paginile întoarse lateral sau cu susul în jos pot fi rotite corect în timpul OCR. Pentru a schimba ordinea paginilor, folosiți Organizează PDF.
Întâi anonimizați, apoi OCR
OCR face ca fiecare cuvânt să poată fi găsit – inclusiv numerele de cont și datele de naștere. Acoperiți-le mai întâi cu negru cu Anonimizează PDF: acesta salvează paginile marcate ca imagini, așa că rulați OCR după aceea pentru a le face din nou căutabile.
Fișiere confidențiale
Fișierele sunt încărcate printr-o conexiune criptată și șterse imediat ce aveți rezultatul, cel târziu după o oră. Dacă regulile dumneavoastră interzic serviciile terțe pentru documentele clienților, folosiți în schimb un program desktop.
Imaginea rămâne documentul de referință
Textul recunoscut servește la căutare. Imaginea paginii rămâne conținutul autoritar al probei.
Bine de știut
- OCR nu adaugă marcaje, hyperlinkuri sau semnături digitale, pe care unele instanțe le cer și ele. Adăugați-le ulterior în programul PDF – și semnați la final, deoarece modificarea unui PDF semnat invalidează semnătura.
- Dacă un sistem de depunere respinge un PDF ca necăutabil, verificați dacă fiecare pagină are text: paginile goale, scrise de mână sau foarte slabe pot să nu producă niciun text.
PDF-uri căutabile pentru instanță – întrebări frecvente
Ce instanțe cer PDF-uri căutabile?
Cerințele diferă de la o instanță la alta. Multe instanțe federale din SUA care folosesc CM/ECF și un număr tot mai mare de alte sisteme de depunere electronică cer PDF-uri căutabile; regulile locale ale instanței sau manualul de depunere electronică precizează exact ce se cere.
OCR modifică proba?
Nu. Imaginile paginilor rămân exact cum erau; se adaugă doar un strat de text invizibil.
Pot rula OCR pe un PDF semnat digital?
Un PDF cu semnătură digitală nu este procesat, deoarece adăugarea de text ar invalida semnătura. Rulați mai întâi OCR, apoi semnați.
Ce fac dacă instanța cere PDF/A?
Bifați „PDF/A pentru arhivare”. Dacă un fișier nu poate fi convertit, primiți totuși un PDF căutabil obișnuit și o notificare în acest sens.
Documentele mele sunt stocate?
Nu. Sunt șterse imediat ce ați descărcat rezultatul și cel târziu după o oră.
Faceți căutabile documentele depuse
Adăugați un strat de text căutabil probelor și actelor scanate cu OCR PDF.
Fă probele căutabile