Gör skannade domstolshandlingar textsökbara
Många domstolar som tar emot elektronisk inlämning – bland annat ett antal federala distrikts- och konkursdomstolar i USA – kräver att handlingar lämnas in som textsökbara PDF-filer, och skannade bilagor är en vanlig orsak till att en inlämning avvisas. OCR lägger till ett sökbart textlager i skanningen utan att ändra vad sidan visar. Kontrollera alltid din domstols lokala regler för de exakta kraven.
Så förbereder du ett skannat dokument för e-inlämning
- Arbeta på en kopia Behåll originalskanningen och kör OCR på en kopia av bilagan eller inlagan.
- Kör OCR Ladda upp filen till OCR PDF och välj dokumentets språk.
- Välj PDF/A om det krävs Markera ”PDF/A för arkivering” bara om din domstol eller byrå kräver PDF/A; låt det annars vara avstängt.
- Testa före inlämning Sök efter ett namn eller målnumret med Ctrl+F i den nya filen innan du laddar upp den.
Vad du ska kontrollera innan du lämnar in
Textsökbar, inte bara skannad
En skanning är en bild av sidan. En textsökbar PDF innehåller samma bild plus den igenkända texten, och det är vad de flesta regler för e-inlämning menar.
Storleksgränser gäller fortfarande
Domstolar begränsar ofta storleken på varje uppladdning. OCR lägger till väldigt lite, men en lång skanning kan ändå behöva Komprimera PDF eller delas upp med Dela PDF.
Sidorna rättvända och i ordning
Sidor som ligger på sidan eller upp och ned kan vridas rätt under OCR. Använd Organisera PDF för att ändra sidordningen.
Maskera först, sedan OCR
OCR gör varje ord sökbart – även kontonummer och födelsedatum. Svärta först över dem med Maskera PDF: verktyget sparar markerade sidor som bilder, så kör OCR efteråt för att göra dem sökbara igen.
Konfidentiella filer
Filerna laddas upp via en krypterad anslutning och raderas så snart du har resultatet, senast efter en timme. Om dina regler förbjuder tredjepartstjänster för klientdokument ska du använda skrivbordsprogram i stället.
Bilden förblir handlingen
Den igenkända texten finns där för sökning. Sidbilden förblir bilagans auktoritativa innehåll.
Bra att veta
- OCR lägger inte till bokmärken, hyperlänkar eller digitala signaturer, som vissa domstolar också kräver. Lägg till dem efteråt i ditt PDF-program – och signera sist, eftersom en ändring av en signerad PDF gör signaturen ogiltig.
- Om ett inlämningssystem avvisar en PDF som inte textsökbar, kontrollera att varje sida har text: tomma, handskrivna eller mycket dåliga sidor kanske inte ger någon.
Textsökbara PDF-filer för domstolsinlämning – vanliga frågor
Vilka domstolar kräver textsökbara PDF-filer?
Kraven skiljer sig mellan domstolar. Många federala domstolar i USA som använder CM/ECF och ett växande antal andra system för e-inlämning kräver textsökbara PDF-filer; domstolens lokala regler eller handbok för e-inlämning anger exakt vad som krävs.
Ändrar OCR bilagan?
Nej. Sidbilderna förblir exakt som de var; bara ett osynligt textlager läggs till.
Kan jag köra OCR på en digitalt signerad PDF?
En PDF med digital signatur bearbetas inte, eftersom tillagd text skulle göra signaturen ogiltig. Kör OCR först och signera sedan.
Vad händer om domstolen kräver PDF/A?
Markera ”PDF/A för arkivering”. Om en fil inte kan konverteras får du ändå en vanlig sökbar PDF och ett meddelande om det.
Sparas mina dokument?
Nej. De raderas så snart du har laddat ner resultatet, och senast efter en timme.
Gör din inlämning textsökbar
Lägg till ett sökbart textlager i skannade bilagor och inlagor med OCR PDF.
Gör bilagor sökbara