Створюйте PDF/A з можливістю пошуку для довгострокового архівування
Оцифрування паперових документів має сенс, лише якщо їх потім можна знайти. OCR додає текстовий шар для пошуку до кожної сканованої сторінки, а параметр «PDF/A для архівування» зберігає результат як PDF/A-2b – стандарт ISO для довгострокового архівування, що вбудовує шрифти й виключає функції, які в майбутньому можуть відкриватися некоректно.
Як створити PDF/A з можливістю пошуку
- Завантажте скан Відкрийте OCR PDF і виберіть відсканований PDF або фото сторінок.
- Налаштуйте мови й PDF/A Додайте мови документа й позначте «PDF/A для архівування».
- Вирівняйте суто скановані файли Для файлів, що складаються лише зі сканів, виберіть режим «Лише сторінки зовсім без тексту», щоб скористатися параметром «Вирівняти перекошені скани».
- Перевірте й збережіть Завантажте файл; перед збереженням перевірте його архівною програмою або валідатором PDF/A, наприклад veraPDF.
Як правильно архівувати скани
Що означає PDF/A-2b
Файл і в майбутньому виглядатиме однаково в будь-якій системі: шрифти й кольори вбудовано, а динамічний вміст, як-от JavaScript, заборонено.
Пошук у всьому архіві
Завдяки текстовому шару системи керування документами, SharePoint, хмарні сховища й пошук на комп'ютері можуть знаходити документи за словами в них.
Спершу – читабельні скани
Темні, вицвілі або сірі скани розпізнаються погано. Перед OCR очистьте їх за допомогою Покращити PDF.
Стискайте до, а не після
Подальша зміна файлу PDF/A може порушити його відповідність стандарту. Якщо потрібні менші файли, спершу стисніть скан, а OCR запустіть останнім кроком.
Один документ за раз
OCR PDF обробляє один файл за запуск. Для великих паперових архівів швидше працюють настільні або серверні програми з пакетною обробкою.
Сторінки рівно
Повертання бокових і перевернутих сторінок увімкнено за замовчуванням, тож архівний файл читається правильно.
Працює з будь-яким сервісом
Текст є частиною PDF, тому не залежить від постачальника, тарифу чи обмеження розміру файлу для автоматичного розпізнавання.
Індексація потребує часу
Хмарні сервіси індексують нові файли у фоновому режимі; новий файл може з'явитися в результатах пошуку не одразу.
Варто знати
- PDF/A зберігає вигляд сторінки на майбутнє, але не робить текст OCR бездоганним. Там, де важливе точне формулювання, еталоном є зображення сторінки.
- Якщо файл не вдається перетворити на PDF/A, ви все одно отримаєте PDF з можливістю пошуку, а в результаті буде зазначено, що перетворення не вдалося.
PDF/A з можливістю пошуку – поширені запитання
Що таке PDF/A?
Стандарт ISO (ISO 19005) для довгострокового архівування. OCR PDF створює PDF/A-2b – рівень, що гарантує візуальний вигляд.
Хто вимагає PDF/A?
Багато державних архівів, органів влади й деякі суди вимагають PDF/A під час подання чи зберігання документів. Перевірте правила, що стосуються вас.
Чи можна перетворити на PDF/A і PDF зі звичайним текстом?
Так. У режимі «Автоматично» справжній текст залишається без змін, тож і змішані документи можна зберегти як PDF/A.
Які мови підтримуються?
Доступні мови: العربية, বাংলা, Български, Čeština, 简体中文, 繁體中文, Deutsch, Ελληνικά, English, فارسی, Français, עברית, हिन्दी, Magyar, Bahasa Indonesia, Italiano, 日本語, 한국어, Bahasa Melayu, Nederlands, Polski, Português, Română, Русский, Español, Svenska, ไทย, Türkçe, Українська, اردو, Tiếng Việt. Виберіть до чотирьох для одного документа.
Чи зберігаються мої документи на вашому сервері?
Ні. Файли видаляються, щойно ви отримаєте результат, щонайпізніше через годину.
Архівуйте скани як PDF/A з можливістю пошуку
Розпізнайте текст і збережіть результат як PDF/A-2b за один крок за допомогою OCR PDF.
Створити PDF/A з пошуком