Cree archivos PDF/A con búsqueda para el archivado a largo plazo
Digitalizar documentos en papel solo compensa si puede volver a encontrarlos. El OCR añade una capa de texto con búsqueda a cada página escaneada, y la opción «PDF/A para archivado» guarda el resultado como PDF/A-2b, la norma ISO para el archivado a largo plazo, que incrusta las fuentes y excluye funciones que podrían no abrirse correctamente en el futuro.
Cómo crear un PDF/A con búsqueda
- Suba el escaneo Abra OCR PDF y elija el PDF escaneado o fotos de las páginas.
- Configure idiomas y PDF/A Añada los idiomas del documento y marque «PDF/A para archivado».
- Enderece los escaneos puros Para archivos que solo contienen escaneos, elija el modo «Solo páginas sin ningún texto» para poder usar «Enderezar escaneos torcidos».
- Compruebe y archive Descargue el archivo y compruébelo con su software de archivo o con un validador de PDF/A como veraPDF antes de archivarlo.
Cómo archivar escaneos correctamente
Qué significa PDF/A-2b
El archivo se verá igual en cualquier sistema en el futuro: las fuentes y los colores van incrustados, y no se permite contenido dinámico como JavaScript.
Busque en todo el archivo
Con una capa de texto, los sistemas de gestión documental, SharePoint, los servicios en la nube y la búsqueda del escritorio pueden encontrar los documentos por las palabras que contienen.
Primero, escaneos legibles
Los escaneos oscuros, desvaídos o grisáceos se reconocen mal. Límpielos con Mejorar PDF antes del OCR.
Comprima antes, no después
Modificar un archivo PDF/A después puede romper su conformidad. Si necesita archivos más pequeños, comprima primero el escaneo y aplique el OCR como último paso.
Un documento cada vez
OCR PDF procesa un archivo por operación. Para grandes archivos en papel, un software de escritorio o de servidor con procesamiento por lotes es más rápido.
Páginas derechas
El giro a la posición correcta de las páginas de lado o al revés está activado por defecto, para que el archivo archivado se lea correctamente.
Funciona con cualquier servicio
El texto forma parte del PDF, así que no depende de un proveedor, un plan ni un límite de tamaño de archivo para el reconocimiento automático.
La indexación lleva tiempo
Los servicios en la nube indexan los archivos nuevos en segundo plano; un archivo recién subido puede tardar un poco en aparecer en los resultados de búsqueda.
Conviene saber
- El PDF/A conserva el aspecto de las páginas para el futuro; no hace perfecto el texto del OCR. Cuando la redacción exacta importa, la referencia es la imagen de la página.
- Si un archivo no se puede convertir a PDF/A, recibirá igualmente un PDF con búsqueda, y el resultado le indicará que la conversión no se ha realizado.
PDF/A con búsqueda – Preguntas frecuentes
¿Qué es PDF/A?
Una norma ISO (ISO 19005) para el archivado a largo plazo. OCR PDF crea PDF/A-2b, el nivel que garantiza el aspecto visual.
¿Quién exige PDF/A?
Muchos archivos públicos, organismos de la administración y algunos tribunales piden PDF/A al presentar o conservar documentos. Consulte las normas que le afecten.
¿Puedo convertir también a PDF/A un PDF con texto digital?
Sí. En el modo «Automático», el texto real se queda como está, así que los documentos mixtos también se pueden guardar como PDF/A.
¿Qué idiomas se admiten?
Idiomas disponibles: العربية, বাংলা, Български, Čeština, 简体中文, 繁體中文, Deutsch, Ελληνικά, English, فارسی, Français, עברית, हिन्दी, Magyar, Bahasa Indonesia, Italiano, 日本語, 한국어, Bahasa Melayu, Nederlands, Polski, Português, Română, Русский, Español, Svenska, ไทย, Türkçe, Українська, اردو, Tiếng Việt. Elija hasta cuatro por documento.
¿Se guardan mis documentos en su servidor?
No. Los archivos se eliminan en cuanto tiene el resultado, como máximo al cabo de una hora.
Archive sus escaneos como PDF/A con búsqueda
Reconozca el texto y guarde el resultado como PDF/A-2b en un solo paso con OCR PDF.
Crear PDF/A con búsqueda