Haga que los documentos judiciales escaneados permitan búsquedas
Muchos tribunales que aceptan la presentación electrónica, entre ellos varios tribunales federales de distrito y de quiebras de EE. UU., exigen que los documentos se presenten como PDF con búsqueda de texto, y los anexos escaneados son un motivo habitual de rechazo de una presentación. El OCR añade al escaneo una capa de texto con búsqueda sin cambiar lo que muestra la página. Consulte siempre las normas locales de su tribunal para conocer sus requisitos exactos.
Cómo preparar un documento escaneado para la presentación electrónica
- Trabaje con una copia Conserve el escaneo original y aplique el OCR a una copia del anexo o del escrito.
- Aplique el OCR Suba el archivo a OCR PDF y elija el idioma del documento.
- Elija PDF/A si se exige Marque «PDF/A para archivado» solo si su tribunal o su despacho exige PDF/A; de lo contrario, déjelo desactivado.
- Pruebe antes de presentar Busque un nombre o el número de expediente con Ctrl+F en el nuevo archivo antes de subirlo.
Qué comprobar antes de presentar
Con búsqueda de texto, no solo escaneado
Un escaneo es una imagen de la página. Un PDF con búsqueda de texto contiene la misma imagen más el texto reconocido, que es a lo que se refieren la mayoría de las normas de presentación electrónica.
Los límites de tamaño siguen vigentes
Los tribunales suelen limitar el tamaño de cada archivo subido. El OCR añade muy poco, pero un escaneo largo puede necesitar Comprimir PDF o dividirse con Dividir PDF.
Páginas derechas y en orden
Las páginas de lado o al revés se pueden girar a su posición correcta durante el OCR. Para cambiar el orden de las páginas, use Organizar PDF.
Primero censurar, después OCR
El OCR hace que cada palabra se pueda encontrar, incluidos números de cuenta y fechas de nacimiento. Tápelos primero con Censurar PDF: guarda las páginas marcadas como imágenes, así que aplique el OCR después para que vuelvan a permitir búsquedas.
Archivos confidenciales
Los archivos se suben mediante una conexión cifrada y se eliminan en cuanto tiene el resultado, como máximo al cabo de una hora. Si sus normas prohíben usar servicios de terceros para documentos de clientes, utilice un programa de escritorio.
La imagen sigue siendo el documento
El texto reconocido está ahí para buscar. La imagen de la página sigue siendo el contenido auténtico del anexo.
Conviene saber
- El OCR no añade marcadores, hipervínculos ni firmas digitales, que algunos tribunales también piden. Añádalos después en su programa de PDF, y firme al final, porque modificar un PDF firmado invalida la firma.
- Si un sistema de presentación rechaza un PDF por no tener búsqueda de texto, compruebe que todas las páginas tengan texto: las páginas en blanco, manuscritas o de muy mala calidad pueden no producir ninguno.
PDF con búsqueda para presentación judicial – Preguntas frecuentes
¿Qué tribunales exigen PDF con búsqueda de texto?
Los requisitos varían según el tribunal. Muchos tribunales federales de EE. UU. que usan CM/ECF y un número creciente de otros sistemas de presentación electrónica piden PDF con búsqueda de texto; las normas locales del tribunal o su manual de presentación electrónica indican exactamente qué se exige.
¿Modifica el OCR el anexo?
No. Las imágenes de las páginas quedan exactamente como estaban; solo se añade una capa de texto invisible.
¿Puedo aplicar OCR a un PDF con firma digital?
Un PDF con firma digital no se procesa, porque añadir texto invalidaría la firma. Aplique primero el OCR y firme después.
¿Y si el tribunal pide PDF/A?
Marque «PDF/A para archivado». Si un archivo no se puede convertir, obtendrá igualmente un PDF con búsqueda normal y un aviso que se lo indica.
¿Se guardan mis documentos?
No. Se eliminan en cuanto descarga el resultado y, como máximo, al cabo de una hora.
Haga que su presentación permita búsquedas
Añada una capa de texto con búsqueda a anexos y escritos escaneados con OCR PDF.
Hacer que los anexos permitan búsquedas