Créez des fichiers PDF/A consultables pour l'archivage à long terme
Numériser des archives papier n'est utile que si l'on peut les retrouver. L'OCR ajoute une couche de texte consultable à chaque page numérisée, et l'option « PDF/A pour l’archivage » enregistre le résultat en PDF/A-2b – la norme ISO d'archivage à long terme, qui intègre les polices et exclut les fonctions susceptibles de ne plus s'ouvrir correctement à l'avenir.
Comment créer un PDF/A consultable
- Envoyez le scan Ouvrez OCR PDF et choisissez le PDF numérisé ou des photos des pages.
- Réglez les langues et le PDF/A Ajoutez les langues du document et cochez « PDF/A pour l’archivage ».
- Redressez les scans purs Pour les fichiers qui ne contiennent que des scans, choisissez le mode « Uniquement les pages sans texte » afin d'utiliser « Redresser les numérisations inclinées ».
- Vérifiez et archivez Téléchargez le fichier ; vérifiez-le avec votre logiciel d'archivage ou un validateur PDF/A comme veraPDF avant de l'archiver.
Bien archiver ses numérisations
Ce que signifie PDF/A-2b
Le fichier aura le même aspect sur tous les systèmes à l'avenir : les polices et les couleurs sont intégrées, et les contenus dynamiques comme JavaScript ne sont pas autorisés.
Recherchez dans toutes vos archives
Grâce à la couche de texte, les systèmes de gestion électronique de documents, SharePoint, les stockages en ligne et la recherche du bureau retrouvent les documents par les mots qu'ils contiennent.
D'abord des scans lisibles
Les scans sombres, pâlis ou grisâtres sont mal reconnus. Nettoyez-les avec Améliorer le PDF avant l'OCR.
Compressez avant, pas après
Modifier un fichier PDF/A après coup peut rompre sa conformité. Si vous avez besoin de fichiers plus légers, compressez d'abord le scan et lancez l'OCR en dernier.
Un document à la fois
OCR PDF traite un fichier par opération. Pour de grandes archives papier, un logiciel de bureau ou de serveur avec traitement par lots est plus rapide.
Pages à l'endroit
La remise à l'endroit des pages de travers ou à l'envers est activée par défaut, pour que le fichier archivé se lise correctement.
Fonctionne avec tous les services
Le texte fait partie du PDF : il ne dépend donc ni d'un fournisseur, ni d'un abonnement, ni d'une limite de taille de fichier pour la reconnaissance automatique.
L'indexation prend du temps
Les services cloud indexent les nouveaux fichiers en arrière-plan ; un fichier récemment envoyé peut mettre un moment à apparaître dans les résultats de recherche.
Bon à savoir
- Le PDF/A préserve l'aspect des pages pour l'avenir ; il ne rend pas le texte OCR parfait. Lorsque la formulation exacte compte, l'image de la page fait référence.
- Si un fichier ne peut pas être converti en PDF/A, vous recevez tout de même un PDF consultable, et le résultat vous indique que la conversion a échoué.
PDF/A consultable – questions fréquentes
Qu'est-ce que le PDF/A ?
Une norme ISO (ISO 19005) pour l'archivage à long terme. OCR PDF crée du PDF/A-2b, le niveau qui garantit l'aspect visuel.
Qui exige le PDF/A ?
De nombreuses archives publiques, administrations et certains tribunaux demandent le PDF/A pour la remise ou la conservation des documents. Vérifiez les règles qui s'appliquent à vous.
Puis-je aussi convertir un PDF saisi en PDF/A ?
Oui. En mode « Automatique », le vrai texte reste tel quel, si bien que les documents mixtes peuvent aussi être enregistrés en PDF/A.
Quelles langues sont prises en charge ?
Langues disponibles : العربية, বাংলা, Български, Čeština, 简体中文, 繁體中文, Deutsch, Ελληνικά, English, فارسی, Français, עברית, हिन्दी, Magyar, Bahasa Indonesia, Italiano, 日本語, 한국어, Bahasa Melayu, Nederlands, Polski, Português, Română, Русский, Español, Svenska, ไทย, Türkçe, Українська, اردو, Tiếng Việt. Choisissez-en jusqu'à quatre par document.
Mes documents sont-ils stockés sur votre serveur ?
Non. Les fichiers sont supprimés dès que vous avez le résultat, au plus tard au bout d'une heure.
Archivez vos numérisations en PDF/A consultable
Reconnaissez le texte et enregistrez le résultat en PDF/A-2b en une seule étape avec OCR PDF.
Créer un PDF/A consultable