Rendez consultables les documents judiciaires numérisés
De nombreux tribunaux qui acceptent le dépôt électronique – dont plusieurs tribunaux fédéraux de district et des faillites aux États-Unis – exigent que les documents soient déposés sous forme de PDF consultables, et les pièces numérisées sont une cause fréquente de rejet d'un dépôt. L'OCR ajoute une couche de texte consultable au scan sans modifier ce qu'affiche la page. Vérifiez toujours les règles locales de votre tribunal pour connaître ses exigences exactes.
Comment préparer un document numérisé pour le dépôt électronique
- Travaillez sur une copie Conservez le scan original et lancez l'OCR sur une copie de la pièce ou de l'acte.
- Lancez l'OCR Envoyez le fichier dans OCR PDF et choisissez la langue du document.
- Choisissez PDF/A si nécessaire Cochez « PDF/A pour l’archivage » uniquement si votre tribunal ou votre cabinet exige le PDF/A ; sinon, laissez l'option désactivée.
- Testez avant le dépôt Recherchez un nom ou le numéro de l'affaire avec Ctrl+F dans le nouveau fichier avant de l'envoyer.
À vérifier avant le dépôt
Consultable, pas seulement numérisé
Un scan est une image de la page. Un PDF consultable contient la même image plus le texte reconnu, ce que désignent la plupart des règles de dépôt électronique.
Les limites de taille s'appliquent toujours
Les tribunaux limitent souvent la taille de chaque envoi. L'OCR ajoute très peu, mais un long scan peut tout de même nécessiter Compresser PDF ou un découpage avec Diviser un PDF.
Pages droites et dans l'ordre
Les pages de travers ou à l'envers peuvent être remises à l'endroit pendant l'OCR. Pour modifier l'ordre des pages, utilisez Organiser PDF.
Caviardez d'abord, puis lancez l'OCR
L'OCR rend chaque mot trouvable – y compris les numéros de compte et les dates de naissance. Masquez-les d'abord avec Caviarder un PDF : l'outil enregistre les pages marquées sous forme d'images, lancez donc l'OCR ensuite pour les rendre de nouveau consultables.
Fichiers confidentiels
Les fichiers sont envoyés via une connexion chiffrée et supprimés dès que vous avez le résultat, au plus tard au bout d'une heure. Si vos règles interdisent les services tiers pour les documents de vos clients, utilisez plutôt un logiciel de bureau.
L'image reste la référence
Le texte reconnu sert à la recherche. L'image de la page reste le contenu faisant foi de la pièce.
Bon à savoir
- L'OCR n'ajoute ni signets, ni liens hypertexte, ni signatures numériques, que certains tribunaux exigent également. Ajoutez-les ensuite dans votre logiciel PDF – et signez en dernier, car modifier un PDF signé invalide la signature.
- Si un système de dépôt rejette un PDF comme non consultable, vérifiez que chaque page contient du texte : les pages vierges, manuscrites ou de très mauvaise qualité peuvent n'en produire aucun.
PDF consultables pour le dépôt au tribunal – FAQ
Quels tribunaux exigent des PDF consultables ?
Les exigences varient selon le tribunal. De nombreux tribunaux fédéraux américains qui utilisent CM/ECF et un nombre croissant d'autres systèmes de dépôt électronique demandent des PDF consultables ; les règles locales du tribunal ou son manuel de dépôt électronique indiquent précisément ce qui est requis.
L'OCR modifie-t-il la pièce ?
Non. Les images des pages restent exactement telles qu'elles étaient ; seule une couche de texte invisible est ajoutée.
Puis-je lancer l'OCR sur un PDF signé numériquement ?
Un PDF portant une signature numérique n'est pas traité, car l'ajout de texte invaliderait la signature. Lancez d'abord l'OCR, puis signez.
Et si le tribunal demande du PDF/A ?
Cochez « PDF/A pour l’archivage ». Si un fichier ne peut pas être converti, vous obtenez tout de même un PDF consultable classique et un message qui vous le signale.
Mes documents sont-ils conservés ?
Non. Ils sont supprimés dès que vous avez téléchargé le résultat, et au plus tard au bout d'une heure.
Rendez votre dépôt consultable
Ajoutez une couche de texte consultable aux pièces et actes numérisés avec OCR PDF.
Rendre les pièces consultables