Maak doorzoekbare PDF/A-bestanden voor langdurige archivering
Papieren documenten digitaliseren loont alleen als u ze terug kunt vinden. OCR voegt aan elke gescande pagina een doorzoekbare tekstlaag toe, en de optie ‘PDF/A voor archivering’ slaat het resultaat op als PDF/A-2b – de ISO-norm voor langdurige archivering, die de lettertypen insluit en functies weglaat die in de toekomst mogelijk niet correct openen.
Zo maakt u een doorzoekbare PDF/A
- Upload de scan Open OCR PDF en kies de gescande PDF of foto's van de pagina's.
- Talen en PDF/A instellen Voeg de talen van het document toe en vink ‘PDF/A voor archivering’ aan.
- Pure scans rechtzetten Kies voor bestanden die alleen uit scans bestaan de modus ‘Alleen pagina’s zonder tekst’ om ‘Scheve scans rechtzetten’ te kunnen gebruiken.
- Controleren en opslaan Download het bestand; controleer het met uw archiefsoftware of een PDF/A-validator zoals veraPDF voordat u het opslaat.
Scans op de juiste manier archiveren
Wat PDF/A-2b betekent
Het bestand ziet er in de toekomst op elk systeem hetzelfde uit: lettertypen en kleuren zijn ingesloten, en dynamische inhoud zoals JavaScript is niet toegestaan.
Doorzoek het hele archief
Met een tekstlaag kunnen documentbeheersystemen, SharePoint, clouddiensten en bureaubladzoekfuncties documenten vinden aan de hand van de woorden erin.
Eerst leesbare scans
Donkere, vervaagde of grijze scans worden slecht herkend. Verbeter ze vóór OCR met PDF verbeteren.
Comprimeer vooraf, niet achteraf
Een PDF/A-bestand achteraf wijzigen kan de conformiteit verbreken. Hebt u kleinere bestanden nodig, comprimeer dan eerst de scan en voer OCR als laatste stap uit.
Eén document tegelijk
OCR PDF verwerkt één bestand per keer. Voor grote papieren archieven is desktop- of serversoftware met batchverwerking sneller.
Pagina's rechtop
Het rechtzetten van pagina's die op hun kant of ondersteboven staan, staat standaard aan, zodat het gearchiveerde bestand goed leesbaar is.
Werkt met elke dienst
De tekst maakt deel uit van de PDF, dus hij hangt niet af van een aanbieder, abonnement of bestandsgroottelimiet voor automatische herkenning.
Indexeren kost tijd
Clouddiensten indexeren nieuwe bestanden op de achtergrond; het kan even duren voordat een nieuwe upload in de zoekresultaten verschijnt.
Goed om te weten
- PDF/A bewaart het uiterlijk van de pagina voor de toekomst; het maakt de OCR-tekst niet foutloos. Waar de exacte formulering ertoe doet, is de pagina-afbeelding de referentie.
- Als een bestand niet naar PDF/A kan worden geconverteerd, ontvangt u toch een doorzoekbare PDF en meldt het resultaat dat de conversie niet is gelukt.
Doorzoekbare PDF/A – veelgestelde vragen
Wat is PDF/A?
Een ISO-norm (ISO 19005) voor langdurige archivering. OCR PDF maakt PDF/A-2b, het niveau dat het visuele uiterlijk garandeert.
Wie eist PDF/A?
Veel openbare archieven, overheidsinstanties en sommige rechtbanken vragen om PDF/A wanneer documenten worden ingediend of bewaard. Controleer de regels die voor u gelden.
Kan ik ook een getypte PDF naar PDF/A converteren?
Ja. In de modus ‘Automatisch’ blijft de echte tekst ongewijzigd, zodat ook gemengde documenten als PDF/A kunnen worden opgeslagen.
Welke talen worden ondersteund?
Beschikbare talen: العربية, বাংলা, Български, Čeština, 简体中文, 繁體中文, Deutsch, Ελληνικά, English, فارسی, Français, עברית, हिन्दी, Magyar, Bahasa Indonesia, Italiano, 日本語, 한국어, Bahasa Melayu, Nederlands, Polski, Português, Română, Русский, Español, Svenska, ไทย, Türkçe, Українська, اردو, Tiếng Việt. Kies er maximaal vier per document.
Worden mijn documenten op uw server bewaard?
Nee. Bestanden worden verwijderd zodra u het resultaat hebt, uiterlijk na één uur.
Archiveer uw scans als doorzoekbare PDF/A
Herken de tekst en sla het resultaat in één stap op als PDF/A-2b met OCR PDF.
Doorzoekbare PDF/A maken