Maak gescande processtukken doorzoekbaar
Veel rechtbanken die elektronisch indienen accepteren – waaronder een aantal Amerikaanse federale districts- en faillissementsrechtbanken – eisen dat documenten als doorzoekbare PDF worden ingediend, en gescande bewijsstukken zijn een veelvoorkomende reden voor een afgewezen indiening. OCR voegt een doorzoekbare tekstlaag aan de scan toe zonder te veranderen wat de pagina toont. Controleer altijd de lokale regels van uw rechtbank voor de precieze eisen.
Zo bereidt u een gescand document voor op elektronisch indienen
- Werk met een kopie Bewaar de originele scan en voer OCR uit op een kopie van het bewijsstuk of processtuk.
- Voer OCR uit Upload het bestand naar OCR PDF en kies de taal van het document.
- Kies PDF/A als dat vereist is Vink ‘PDF/A voor archivering’ alleen aan als uw rechtbank of kantoor om PDF/A vraagt; laat het anders uit.
- Test vóór het indienen Zoek met Ctrl+F in het nieuwe bestand naar een naam of het zaaknummer voordat u het uploadt.
Wat u moet controleren voordat u indient
Doorzoekbaar, niet alleen gescand
Een scan is een afbeelding van de pagina. Een doorzoekbare PDF bevat dezelfde afbeelding plus de herkende tekst – en dat bedoelen de meeste regels voor elektronisch indienen.
Groottelimieten blijven gelden
Rechtbanken beperken vaak de grootte van elke upload. OCR voegt heel weinig toe, maar een lange scan kan toch PDF comprimeren nodig hebben of opsplitsen met PDF splitsen.
Pagina's rechtop en op volgorde
Pagina's die op hun kant of ondersteboven staan, kunnen tijdens OCR worden rechtgezet. Gebruik PDF Organiseren om de paginavolgorde te wijzigen.
Eerst zwartlakken, dan OCR
OCR maakt elk woord vindbaar – ook rekeningnummers en geboortedata. Lak ze eerst zwart met PDF zwart maken: dat slaat gemarkeerde pagina's op als afbeeldingen, dus voer daarna OCR uit om ze weer doorzoekbaar te maken.
Vertrouwelijke bestanden
Bestanden worden via een versleutelde verbinding geüpload en verwijderd zodra u het resultaat hebt, uiterlijk na één uur. Als uw regels diensten van derden voor cliëntdocumenten verbieden, gebruik dan desktopsoftware.
De afbeelding blijft het stuk
De herkende tekst is er om te zoeken. De pagina-afbeelding blijft de gezaghebbende inhoud van het bewijsstuk.
Goed om te weten
- OCR voegt geen bladwijzers, hyperlinks of digitale handtekeningen toe, waar sommige rechtbanken ook om vragen. Voeg die daarna toe in uw PDF-software – en onderteken als laatste, want een ondertekende PDF wijzigen maakt de handtekening ongeldig.
- Als een indieningssysteem een PDF afwijst als niet doorzoekbaar, controleer dan of elke pagina tekst heeft: lege, handgeschreven of zeer slechte pagina's leveren mogelijk geen tekst op.
Doorzoekbare PDF's voor de rechtbank – veelgestelde vragen
Welke rechtbanken eisen doorzoekbare PDF's?
De eisen verschillen per rechtbank. Veel Amerikaanse federale rechtbanken die CM/ECF gebruiken en steeds meer andere systemen voor elektronisch indienen vragen om doorzoekbare PDF's; de lokale regels of de handleiding voor elektronisch indienen van de rechtbank vermelden precies wat vereist is.
Verandert OCR het bewijsstuk?
Nee. De pagina-afbeeldingen blijven precies zoals ze waren; er wordt alleen een onzichtbare tekstlaag toegevoegd.
Kan ik OCR uitvoeren op een digitaal ondertekende PDF?
Een PDF met een digitale handtekening wordt niet verwerkt, omdat het toevoegen van tekst de handtekening ongeldig zou maken. Voer eerst OCR uit en onderteken daarna.
Wat als de rechtbank om PDF/A vraagt?
Vink ‘PDF/A voor archivering’ aan. Als een bestand niet kan worden geconverteerd, krijgt u toch een gewone doorzoekbare PDF en een melding die u dat laat weten.
Worden mijn documenten bewaard?
Nee. Ze worden verwijderd zodra u het resultaat hebt gedownload, en uiterlijk na één uur.
Maak uw indiening doorzoekbaar
Voeg met OCR PDF een doorzoekbare tekstlaag toe aan gescande bewijsstukken en processtukken.
Bewijsstukken doorzoekbaar maken