Durchsuchbare PDF/A-Dateien für die Langzeitarchivierung erstellen
Die Digitalisierung von Papierunterlagen lohnt sich nur, wenn Sie sie wiederfinden. OCR fügt jeder gescannten Seite eine durchsuchbare Textebene hinzu, und die Option „PDF/A für die Archivierung“ speichert das Ergebnis als PDF/A-2b – den ISO-Standard für die Langzeitarchivierung, der die Schriften einbettet und Funktionen weglässt, die sich künftig womöglich nicht mehr korrekt öffnen lassen.
So erstellen Sie ein durchsuchbares PDF/A
- Scan hochladen Öffnen Sie OCR PDF und wählen Sie das gescannte PDF oder Fotos der Seiten.
- Sprachen und PDF/A einstellen Fügen Sie die Sprachen des Dokuments hinzu und aktivieren Sie „PDF/A für die Archivierung“.
- Reine Scans gerade ausrichten Wählen Sie bei Dateien, die nur aus Scans bestehen, den Modus „Nur Seiten ganz ohne Text“, um „Schiefe Scans gerade ausrichten“ nutzen zu können.
- Prüfen und ablegen Laden Sie die Datei herunter und prüfen Sie sie vor der Ablage mit Ihrer Archivsoftware oder einem PDF/A-Validator wie veraPDF.
Scans richtig archivieren
Was PDF/A-2b bedeutet
Die Datei sieht auch künftig auf jedem System gleich aus: Schriften und Farben sind eingebettet, dynamische Inhalte wie JavaScript sind nicht erlaubt.
Das gesamte Archiv durchsuchen
Mit einer Textebene finden Dokumentenmanagementsysteme, SharePoint, Cloud-Speicher und die Desktop-Suche Unterlagen über die Wörter darin.
Zuerst lesbare Scans
Dunkle, verblasste oder graue Scans werden schlecht erkannt. Bereinigen Sie sie vor der OCR mit PDF verbessern.
Vorher komprimieren, nicht danach
Nachträgliche Änderungen an einer PDF/A-Datei können ihre Konformität zerstören. Wenn Sie kleinere Dateien brauchen, komprimieren Sie zuerst den Scan und führen Sie die OCR als letzten Schritt durch.
Ein Dokument nach dem anderen
OCR PDF verarbeitet eine Datei pro Durchgang. Für große Papierarchive ist Desktop- oder Server-Software mit Stapelverarbeitung schneller.
Seiten aufrecht
Das Drehen seitlich und kopfüber liegender Seiten ist standardmäßig aktiviert, damit die archivierte Datei richtig lesbar ist.
Funktioniert mit jedem Dienst
Der Text ist Teil des PDFs und hängt daher nicht von einem Anbieter, einem Tarif oder einer Dateigrößengrenze für die automatische Erkennung ab.
Indexierung braucht Zeit
Cloud-Dienste indexieren neue Dateien im Hintergrund; es kann eine Weile dauern, bis ein neuer Upload in den Suchergebnissen erscheint.
Gut zu wissen
- PDF/A bewahrt das Aussehen der Seiten für die Zukunft; den OCR-Text macht es nicht fehlerfrei. Wo es auf den genauen Wortlaut ankommt, ist das Seitenbild maßgeblich.
- Lässt sich eine Datei nicht in PDF/A umwandeln, erhalten Sie trotzdem ein durchsuchbares PDF, und das Ergebnis weist darauf hin, dass die Umwandlung nicht gelungen ist.
Durchsuchbares PDF/A – häufige Fragen
Was ist PDF/A?
Ein ISO-Standard (ISO 19005) für die Langzeitarchivierung. OCR PDF erstellt PDF/A-2b, die Stufe, die das visuelle Erscheinungsbild garantiert.
Wer verlangt PDF/A?
Viele öffentliche Archive, Behörden und einige Gerichte verlangen PDF/A, wenn Dokumente eingereicht oder aufbewahrt werden. Prüfen Sie die Regeln, die für Sie gelten.
Kann ich auch ein getipptes PDF in PDF/A umwandeln?
Ja. Im Modus „Automatisch“ bleibt echter Text unverändert, sodass auch gemischte Dokumente als PDF/A gespeichert werden können.
Welche Sprachen werden unterstützt?
Verfügbare Sprachen: العربية, বাংলা, Български, Čeština, 简体中文, 繁體中文, Deutsch, Ελληνικά, English, فارسی, Français, עברית, हिन्दी, Magyar, Bahasa Indonesia, Italiano, 日本語, 한국어, Bahasa Melayu, Nederlands, Polski, Português, Română, Русский, Español, Svenska, ไทย, Türkçe, Українська, اردو, Tiếng Việt. Wählen Sie bis zu vier pro Dokument.
Werden meine Unterlagen auf Ihrem Server gespeichert?
Nein. Dateien werden gelöscht, sobald Sie das Ergebnis haben, spätestens nach einer Stunde.
Archivieren Sie Ihre Scans als durchsuchbares PDF/A
Erkennen Sie den Text und speichern Sie das Ergebnis in einem Schritt als PDF/A-2b – mit OCR PDF.
Durchsuchbares PDF/A erstellen