Belege und Rechnungen mit OCR durchsuchbar machen
Einen Ordner mit gescannten Lieferantenrechnungen oder Belegfotos können Sie nicht nach einem Lieferanten, einem Betrag oder einer Rechnungsnummer durchsuchen. OCR ergänzt jede Datei um den gedruckten Text – so finden Sie Unterlagen in Sekunden, kopieren Zahlen in eine Tabelle und geben Ihrer Steuerberatung übersichtlichere Dateien.
So machen Sie Belege durchsuchbar
- Dateien sammeln Verwenden Sie gescannte PDFs oder Handyfotos (JPG, PNG, WEBP). Mehrere Fotos können zusammen hochgeladen werden und ergeben ein PDF, ein Bild pro Seite.
- Sprachen wählen Fügen Sie die Sprachen hinzu, die auf den Belegen stehen – zum Beispiel Englisch und Spanisch für Reisebelege.
- PDF und Text herunterladen Speichern Sie das durchsuchbare PDF; der erkannte Text wird außerdem angezeigt, damit Sie ihn kopieren oder als .txt-Datei speichern können.
- Übersichtlich ablegen Benennen Sie jede Datei mit Datum, Lieferant und Betrag, zum Beispiel 2026-03-14_Bürobedarf_84.50.pdf.
Tipps für Belege und Rechnungen
Fotos funktionieren gut
Legen Sie den Beleg flach hin, sorgen Sie für gleichmäßiges Licht ohne Schatten und füllen Sie das Bild mit dem Papier.
Thermobelege verblassen
Kassenbons auf Thermopapier verblassen innerhalb weniger Monate. Fotografieren Sie sie frühzeitig; verblasster Druck wird schlecht gelesen.
Beträge sorgfältig kopieren
Prüfen Sie nach dem Kopieren Dezimalpunkte und -kommas – bei kleiner Schrift kann OCR 8 und 3 oder ein Komma und einen Punkt verwechseln.
Rechnungspositionen nach Excel
Bei Rechnungen mit Tabellen liest PDF zu Excel die Zeilen in eine Tabelle ein und erkennt gescannte Seiten selbst.
Eine Datei pro Monat
Fassen Sie die durchsuchbaren PDFs eines Monats oder einer Reise mit PDF zusammenführen zusammen.
Kleinere Dateien
Viele Handyfotos ergeben ein großes PDF. PDF komprimieren verkleinert es, bevor Sie es per E-Mail versenden.
Gut zu wissen
- Finanzbehörden haben eigene Regeln für die Aufbewahrung digitaler Kopien von Belegen, auch dafür, ob das Papieroriginal weggeworfen werden darf. OCR ändert diese Regeln nicht – klären Sie sie mit Ihrer Steuerberatung oder Ihrem Finanzamt.
- OCR liest gedruckten Text gut. Handschriftliche Notizen, Stempel und sehr kleine Schrift können übersehen oder falsch gelesen werden.
OCR für Belege und Rechnungen – FAQ
Kann ich Fotos von meinem Handy hochladen?
Ja. Wählen Sie ein oder mehrere JPG-, PNG- oder WEBP-Fotos; sie werden zu einem PDF zusammengefasst, ein Foto pro Seite.
Übernimmt es Summen und Daten automatisch in eine Tabelle?
Nein. OCR PDF macht den Text durchsuchbar und kopierbar; es ist keine Software zur Spesenverwaltung. Für Tabellen verwenden Sie PDF zu Excel.
Wie genau werden Zahlen erkannt?
Bei klarem Druck meist sehr gut. Prüfen Sie Summen, Mehrwertsteuerbeträge und Rechnungsnummern immer, bevor Sie sich darauf verlassen.
Welche Sprachen werden unterstützt?
Verfügbare Sprachen: العربية, বাংলা, Български, Čeština, 简体中文, 繁體中文, Deutsch, Ελληνικά, English, فارسی, Français, עברית, हिन्दी, Magyar, Bahasa Indonesia, Italiano, 日本語, 한국어, Bahasa Melayu, Nederlands, Polski, Português, Română, Русский, Español, Svenska, ไทย, Türkçe, Українська, اردو, Tiếng Việt. Wählen Sie bis zu vier pro Dokument.
Was passiert mit meinen Finanzunterlagen?
Sie werden über eine verschlüsselte Verbindung hochgeladen und gelöscht, sobald Sie das Ergebnis haben, spätestens nach einer Stunde.
Machen Sie Ihre Belege durchsuchbar
Laden Sie Belegfotos oder gescannte Rechnungen in OCR PDF hoch und durchsuchen Sie sie nach Lieferant, Betrag oder Nummer.
OCR für Belege und Rechnungen