Gescannte Gerichtsdokumente durchsuchbar machen

Viele Gerichte, die elektronische Einreichungen annehmen – darunter eine Reihe von US-Bundesbezirks- und Insolvenzgerichten –, verlangen Dokumente als durchsuchbare PDFs, und gescannte Anlagen sind ein häufiger Grund für eine abgelehnte Einreichung. OCR fügt dem Scan eine durchsuchbare Textebene hinzu, ohne zu verändern, was die Seite zeigt. Prüfen Sie immer die örtlichen Vorschriften Ihres Gerichts auf die genauen Anforderungen.

Gescanntes PDF oder Bilder hier ablegen

Anlagen durchsuchbar machen

PDF, JPG, PNG, WEBP oder TIFF bis 100 MB – die Datei öffnet sich in OCR PDF, startbereit.

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So bereiten Sie ein gescanntes Dokument für die elektronische Einreichung vor

Mit einer Kopie arbeiten Behalten Sie den Originalscan und führen Sie die OCR an einer Kopie der Anlage oder des Schriftsatzes durch.
OCR durchführen Laden Sie die Datei in OCR PDF hoch und wählen Sie die Sprache des Dokuments.
PDF/A wählen, falls verlangt Aktivieren Sie „PDF/A für die Archivierung“ nur, wenn Ihr Gericht oder Ihre Kanzlei PDF/A verlangt; andernfalls lassen Sie es aus.
Vor dem Einreichen testen Suchen Sie im neuen Dokument mit Ctrl+F nach einem Namen oder dem Aktenzeichen, bevor Sie es hochladen.

Was Sie vor dem Einreichen prüfen sollten

Durchsuchbar, nicht nur gescannt

Ein Scan ist ein Bild der Seite. Ein durchsuchbares PDF enthält dasselbe Bild plus den erkannten Text – und genau das meinen die meisten Regeln für die elektronische Einreichung.

Größenlimits gelten weiterhin

Gerichte begrenzen oft die Größe jedes Uploads. OCR fügt nur sehr wenig hinzu, aber ein langer Scan muss eventuell trotzdem mit PDF komprimieren verkleinert oder mit PDF teilen aufgeteilt werden.

Seiten aufrecht und in Reihenfolge

Seitlich oder kopfüber liegende Seiten können während der OCR richtig gedreht werden. Um die Seitenreihenfolge zu ändern, verwenden Sie PDF organisieren.

Erst schwärzen, dann OCR

OCR macht jedes Wort auffindbar – auch Kontonummern und Geburtsdaten. Schwärzen Sie diese zuerst mit PDF schwärzen: Das Tool speichert markierte Seiten als Bilder, führen Sie die OCR also danach durch, damit sie wieder durchsuchbar werden.

Vertrauliche Dateien

Dateien werden über eine verschlüsselte Verbindung hochgeladen und gelöscht, sobald Sie das Ergebnis haben, spätestens nach einer Stunde. Wenn Ihre Vorschriften Drittanbieterdienste für Mandantenunterlagen verbieten, verwenden Sie stattdessen Desktop-Software.

Das Bild bleibt maßgeblich

Der erkannte Text dient der Suche. Das Seitenbild bleibt der maßgebliche Inhalt der Anlage.

Gut zu wissen

OCR fügt keine Lesezeichen, Hyperlinks oder digitalen Signaturen hinzu, die manche Gerichte ebenfalls verlangen. Ergänzen Sie diese anschließend in Ihrer PDF-Software – und signieren Sie zuletzt, denn jede Änderung an einem signierten PDF macht die Signatur ungültig.
Lehnt ein Einreichungssystem ein PDF als nicht durchsuchbar ab, prüfen Sie, ob jede Seite Text enthält: Leere, handschriftliche oder sehr schlechte Seiten liefern unter Umständen keinen.

Durchsuchbare PDFs für Gerichte – FAQ

Welche Gerichte verlangen durchsuchbare PDFs?

Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Gericht. Viele US-Bundesgerichte, die CM/ECF verwenden, und immer mehr andere elektronische Einreichungssysteme verlangen durchsuchbare PDFs; die örtlichen Vorschriften oder das Handbuch zur elektronischen Einreichung des Gerichts nennen die genauen Anforderungen.

Verändert OCR die Anlage?

Nein. Die Seitenbilder bleiben genau so, wie sie waren; es wird nur eine unsichtbare Textebene hinzugefügt.

Kann ich OCR auf ein digital signiertes PDF anwenden?

Ein PDF mit digitaler Signatur wird nicht verarbeitet, weil hinzugefügter Text die Signatur ungültig machen würde. Führen Sie zuerst die OCR durch und signieren Sie danach.

Was, wenn das Gericht PDF/A verlangt?

Aktivieren Sie „PDF/A für die Archivierung“. Kann eine Datei nicht umgewandelt werden, erhalten Sie trotzdem ein normales durchsuchbares PDF und einen entsprechenden Hinweis.

Werden meine Dokumente gespeichert?

Nein. Sie werden gelöscht, sobald Sie das Ergebnis heruntergeladen haben, spätestens nach einer Stunde.

Machen Sie Ihre Einreichung durchsuchbar

Ergänzen Sie gescannte Anlagen und Schriftsätze mit OCR PDF um eine durchsuchbare Textebene.