Tạo tệp PDF/A có thể tìm kiếm để lưu trữ lâu dài
Số hóa hồ sơ giấy chỉ đáng giá nếu bạn có thể tìm lại chúng. OCR thêm lớp văn bản có thể tìm kiếm cho mọi trang quét, và tùy chọn "PDF/A để lưu trữ" lưu kết quả thành PDF/A-2b – tiêu chuẩn ISO cho lưu trữ lâu dài, nhúng phông chữ và loại bỏ những tính năng có thể không mở đúng trong tương lai.
Cách tạo PDF/A có thể tìm kiếm
- Tải bản quét lên Mở OCR PDF và chọn PDF scan hoặc ảnh chụp các trang.
- Đặt ngôn ngữ và PDF/A Thêm các ngôn ngữ của tài liệu và đánh dấu "PDF/A để lưu trữ".
- Làm thẳng tệp chỉ gồm bản quét Với các tệp chỉ gồm bản quét, hãy chọn chế độ "Chỉ những trang hoàn toàn không có chữ" để dùng được "Làm thẳng bản quét bị nghiêng".
- Kiểm tra và lưu trữ Tải tệp xuống; kiểm tra bằng phần mềm lưu trữ của bạn hoặc một trình xác thực PDF/A như veraPDF trước khi lưu trữ.
Lưu trữ bản quét đúng cách
PDF/A-2b nghĩa là gì
Trong tương lai, tệp trông giống hệt nhau trên mọi hệ thống: phông chữ và màu sắc được nhúng, nội dung động như JavaScript không được phép.
Tìm kiếm toàn bộ kho lưu trữ
Với lớp văn bản, hệ thống quản lý tài liệu, SharePoint, ổ lưu trữ đám mây và tìm kiếm trên máy tính có thể tìm thấy hồ sơ theo các từ bên trong.
Trước hết, bản quét phải đọc được
Bản quét tối, bị phai hoặc xám được nhận dạng kém. Hãy làm sạch chúng bằng Cải thiện PDF trước khi OCR.
Nén trước, không nén sau
Thay đổi tệp PDF/A về sau có thể phá vỡ tính tuân thủ của nó. Nếu cần tệp nhỏ hơn, hãy nén bản quét trước và chạy OCR ở bước cuối cùng.
Mỗi lần một tài liệu
OCR PDF xử lý một tệp mỗi lần chạy. Với kho lưu trữ giấy lớn, phần mềm máy tính hoặc máy chủ có xử lý hàng loạt sẽ nhanh hơn.
Trang đúng chiều
Tính năng xoay đúng chiều các trang nằm ngang và lộn ngược được bật mặc định, để tệp lưu trữ đọc đúng.
Dùng được với mọi dịch vụ
Văn bản là một phần của PDF, nên không phụ thuộc vào nhà cung cấp, gói dịch vụ hay giới hạn kích thước tệp cho nhận dạng tự động.
Lập chỉ mục cần thời gian
Dịch vụ đám mây lập chỉ mục tệp mới ở chế độ nền; tệp mới tải lên có thể cần một lúc mới xuất hiện trong kết quả tìm kiếm.
Điều cần biết
- PDF/A giữ nguyên giao diện trang cho tương lai; nó không làm cho văn bản OCR hoàn hảo. Khi câu chữ chính xác là quan trọng, hình ảnh trang là căn cứ tham chiếu.
- Nếu một tệp không thể chuyển sang PDF/A, bạn vẫn nhận được PDF có thể tìm kiếm, và kết quả sẽ cho biết việc chuyển đổi không thành công.
PDF/A có thể tìm kiếm – Câu hỏi thường gặp
PDF/A là gì?
Một tiêu chuẩn ISO (ISO 19005) cho lưu trữ lâu dài. OCR PDF tạo PDF/A-2b, cấp độ bảo đảm hình thức hiển thị.
Ai yêu cầu PDF/A?
Nhiều cơ quan lưu trữ công, cơ quan nhà nước và một số tòa án yêu cầu PDF/A khi nộp hoặc lưu trữ tài liệu. Hãy kiểm tra các quy định áp dụng cho bạn.
Tôi có thể chuyển PDF đánh máy sang PDF/A không?
Có. Ở chế độ "Tự động", văn bản thật được giữ nguyên, nên tài liệu hỗn hợp cũng có thể lưu thành PDF/A.
Hỗ trợ những ngôn ngữ nào?
Ngôn ngữ hiện có: العربية, বাংলা, Български, Čeština, 简体中文, 繁體中文, Deutsch, Ελληνικά, English, فارسی, Français, עברית, हिन्दी, Magyar, Bahasa Indonesia, Italiano, 日本語, 한국어, Bahasa Melayu, Nederlands, Polski, Português, Română, Русский, Español, Svenska, ไทย, Türkçe, Українська, اردو, Tiếng Việt. Chọn tối đa bốn ngôn ngữ cho một tài liệu.
Hồ sơ của tôi có được lưu trên máy chủ của bạn không?
Không. Tệp bị xóa ngay khi bạn nhận được kết quả, muộn nhất là sau một giờ.
Lưu trữ bản quét của bạn dưới dạng PDF/A có thể tìm kiếm
Nhận dạng văn bản và lưu kết quả thành PDF/A-2b chỉ trong một bước với OCR PDF.
Tạo PDF/A có thể tìm kiếm