Biến tài liệu tòa án được quét thành có thể tìm kiếm văn bản
Nhiều tòa án chấp nhận nộp hồ sơ điện tử – bao gồm một số tòa án quận liên bang và tòa phá sản ở Mỹ – yêu cầu nộp tài liệu dưới dạng PDF có thể tìm kiếm văn bản, và chứng cứ được quét là lý do phổ biến khiến hồ sơ bị từ chối. OCR thêm lớp văn bản có thể tìm kiếm vào bản quét mà không thay đổi nội dung hiển thị trên trang. Luôn kiểm tra quy định địa phương của tòa án để biết yêu cầu chính xác.
Cách chuẩn bị tài liệu được quét để nộp hồ sơ điện tử
- Làm việc trên bản sao Giữ lại bản quét gốc và chạy OCR trên bản sao của chứng cứ hoặc đơn từ.
- Chạy OCR Tải tệp lên OCR PDF và chọn ngôn ngữ của tài liệu.
- Chọn PDF/A nếu được yêu cầu Chỉ đánh dấu "PDF/A để lưu trữ" nếu tòa án hoặc công ty luật của bạn yêu cầu PDF/A; nếu không, hãy để tắt.
- Kiểm tra trước khi nộp Tìm một cái tên hoặc số vụ việc bằng Ctrl+F trong tệp mới trước khi tải lên.
Cần kiểm tra gì trước khi nộp
Có thể tìm kiếm văn bản, không chỉ là bản quét
Bản quét là hình ảnh của trang. PDF có thể tìm kiếm văn bản chứa cùng hình ảnh đó cộng với văn bản được nhận dạng – đó là điều mà hầu hết quy định nộp hồ sơ điện tử muốn nói.
Giới hạn dung lượng vẫn áp dụng
Tòa án thường giới hạn dung lượng mỗi lần tải lên. OCR chỉ thêm rất ít, nhưng một bản quét dài vẫn có thể cần Nén PDF hoặc chia nhỏ bằng Tách PDF.
Trang đúng chiều và đúng thứ tự
Các trang nằm ngang hoặc lộn ngược có thể được xoay đúng chiều trong khi OCR. Để thay đổi thứ tự trang, hãy dùng Sắp xếp PDF.
Che thông tin trước, rồi mới OCR
OCR khiến mọi từ đều có thể tìm thấy – kể cả số tài khoản và ngày sinh. Hãy bôi đen chúng trước bằng Che thông tin PDF: công cụ này lưu các trang đã đánh dấu thành hình ảnh, vì vậy hãy chạy OCR sau đó để chúng có thể tìm kiếm được trở lại.
Tệp bảo mật
Tệp được tải lên qua kết nối mã hóa và bị xóa ngay khi bạn nhận được kết quả, muộn nhất là sau một giờ. Nếu quy định của bạn cấm dùng dịch vụ bên thứ ba cho tài liệu của khách hàng, hãy dùng phần mềm trên máy tính.
Hình ảnh vẫn là bản ghi chính
Văn bản được nhận dạng dùng để tìm kiếm. Hình ảnh trang vẫn là nội dung có giá trị chính thức của chứng cứ.
Điều cần biết
- OCR không thêm dấu trang, siêu liên kết hay chữ ký số – những thứ mà một số tòa án cũng yêu cầu. Hãy thêm chúng sau đó trong phần mềm PDF của bạn – và ký sau cùng, vì thay đổi một PDF đã ký sẽ làm chữ ký mất hiệu lực.
- Nếu hệ thống nộp hồ sơ từ chối PDF vì không thể tìm kiếm văn bản, hãy kiểm tra xem mọi trang đều có văn bản: trang trắng, viết tay hoặc quá kém có thể không tạo ra văn bản nào.
PDF có thể tìm kiếm văn bản để nộp cho tòa án – Câu hỏi thường gặp
Những tòa án nào yêu cầu PDF có thể tìm kiếm văn bản?
Yêu cầu khác nhau tùy tòa án. Nhiều tòa án liên bang Mỹ dùng CM/ECF và ngày càng nhiều hệ thống nộp hồ sơ điện tử khác yêu cầu PDF có thể tìm kiếm văn bản; quy định địa phương hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ điện tử của tòa án nêu chính xác những gì cần thiết.
OCR có thay đổi chứng cứ không?
Không. Hình ảnh trang giữ nguyên hoàn toàn; chỉ có một lớp văn bản ẩn được thêm vào.
Tôi có thể chạy OCR trên PDF đã ký số không?
PDF có chữ ký số sẽ không được xử lý, vì thêm văn bản sẽ làm chữ ký mất hiệu lực. Hãy chạy OCR trước, rồi mới ký.
Nếu tòa án yêu cầu PDF/A thì sao?
Đánh dấu "PDF/A để lưu trữ". Nếu một tệp không thể chuyển đổi, bạn vẫn nhận được PDF thông thường có thể tìm kiếm cùng một ghi chú thông báo điều đó.
Tài liệu của tôi có được lưu lại không?
Không. Tài liệu bị xóa ngay khi bạn tải kết quả xuống, và muộn nhất là sau một giờ.
Biến hồ sơ của bạn thành có thể tìm kiếm văn bản
Thêm lớp văn bản có thể tìm kiếm cho chứng cứ và đơn từ được quét bằng OCR PDF.
Biến chứng cứ thành có thể tìm kiếm